Svatební plánovač (62): 7 zásad efektivní komunikace se svatebními dodavateli
Při organizaci svatby je velmi důležité, abyste si rozuměla se svými dodavateli, neboť jen tak můžete mít jistotu, že vše bude podle vašich představ. Zde je několik tipů, jak efektivně komunikovat s dodavateli během plánování svatby.
1. Mějte ve věcech pořádek
Nejdůležitější věcí při komunikaci s dodavateli, ale i celkovém plánování svatby, je mít ve věcech pořádek. V tomto případě se pod tím rozumí mít přehled o celé dosavadní komunikaci, uzavřených dohodách, dohodnutých termínech a podobně.
Nejlépe uděláte, když si na organizaci svatby založíte samostatný e-mail, ze kterého budete řešit všechny záležitosti týkající se svatby a veškerou komunikaci s dodavateli. Jednotlivé dodavatele si pak můžete v mailu uložit pod záložky podle tématu (například svatební dort, svatební šaty, obřad, hostina apod.), Abyste tak v mailech uměla vyhledávat rychle a efektivně.
2. Určete kontaktní osobu
Na udržení pořádku během celého plánování svatby je nejjednodušší metodou určit hned na začátku kontaktní osobu, která bude komunikovat se všemi dodavateli. Zda budete vy, váš partner, svatební koordinátorka, vaše máma nebo hlavní družička, je úplně jedno. Hlavní je, aby veškerou komunikaci řešila jedna osoba, která bude udržovat pořádek i v mailové komunikaci a seznamu úkolů, respektive, která vám bude pravidelně podávat hlášení o stavu věcí.
Pokud byste například s dodavateli komunikovala vy i váš partner, mohlo by se snadno stát, že někdo z vás odpoví na nějaký e-mail a něco dohodne, ale zapomene to říct tomu druhému, a problém je na světě.
3. Dohodněte se na způsobu komunikace
Když se rozhodnete pro jednoho dodavatele, domluvte se s ním na způsobu komunikace. Někdo preferuje e-mail, někoho zas nejlépe zastihnete na telefonu. Dohodněte se také na čase, který dodavatel potřebuje, aby zpracoval váš e-mail, a také na časech, ve kterých ho zastihnete. Všichni dodavatelé mají také jiné zákazníky a povinnosti, někteří z nich jsou možná drobní živnostníci, kteří kromě živnosti mají i stálé zaměstnání (například fotograf či cukrářka).
Proto je lepší se dohodnout na nějakém systému komunikace, abyste je nevyrušovali v dobách, kdy nemohou váš požadavek zpracovat. Tak se vyhnete tomu, že někdo na něco zapomene.
4. Buďte realisté
Zkuste mít reálná očekávání, ať už hledáte dodavatele na cokoliv. Všechny věci (včetně lidí) něco stojí, proto nečekejte, že vám dodavatelé poskytnou zboží či službu zdarma. Také oni musejí platit daně, mají náklady na podnikání a musejí také z něčeho žít. Například fotograf vám nepřijde nafotit svatbu za 3 000 Kč, protože se mu to nevyplatí. Musel by na svatbě strávit celý den, cestovat k vám a věnovat svou energii focení, ze kterého by nevydělal téměř nic.
Také je třeba mít realistická očekávání v tom, co je možné zařídit a co ne. Nenuťte dodavatele do něčeho, co podle nich není možné zrealizovat, obvykle to nedopadne dobře.
5. Stanovte si časovou osu
Velmi důležité je také hned na začátku si stanovit časovou osu. Dohodněte se na termínech, kdy bude co hotové, kdy je třeba přijít na nějakou zkoušku, kdy třeba dolaďovat detaily a podobně. Tak budete přesně vědět, co máte v jakém stadiu plánování od dodavatele očekávat a kdy je vhodné se mu opět ozvat. Například nemá význam volat cukrářce každý týden už půl roku před svatbou, protože v té době vám jistě nic nového neřekne.
6. Popište a ukažte
Velkou chybou, kterou dělá většina nevěst při komunikaci s dodavateli, je, že svou představu pouze popíše. To však nestačí, pokud chcete mít jistotu, že vše bude přesně podle vašich představ. Raději vždy názorně ukažte, o co máte zájem. Například, pokud řeknete dekoratérům, že chcete máslově bílou výzdobu, mohou si představit úplně něco jiného než vy.
Pokud je vaše představa konkrétní, raději vždy doneste obrázek na ukázku (to platí nejen o výzdobě, ale i prostírání stolů, dortu, šatech, svatebním účesu a podobně). Rovněž, pokud chcete, aby DJ předvedl nějakou světelnou show, ukažte mu, co máte na mysli na nějakém videu.
7. Důvěřujte profesionálům
Když vám budou chtít dodavatelé poradit ohledně výběru nebo vás upozorní na nějaký nedostatek vaší představy, důvěřujte jim. Určitě s tím mají více zkušeností než vy. Například, když vám květinářka doporučí použít jiný druh květin, protože vámi vybrané druhy se k sobě nehodí, či nejsou vhodné do daných podmínek, nechte si poradit.
Mnohem jednodušší se vám bude komunikovat, pokud nebudete trvat za každou cenu na své představě a dáte dodavatelem trochu prostoru. Dohlížejte na jejich práci, ale nekritizujte je za každou maličkost a nekontrolujte je každý den. Tak docílíte jen toho, že spolupráce s vámi pro ně bude nepříjemná a budou méně ochotni vám vyhovět. Pokud jste s prací nějakého dodavatele vyloženě nespokojeni, jednoduše jej vyměňte za jiného.
Autor článku: Zuzana Maliníková (Svadby podľa Ely)
Přidej příspěvek